Herken je deze dagelijkse situatie? Er schuiven veel mensen aan bij een meeting omdat iedereen gehoord moet worden. Heel logisch én belangrijk. Maar hoe meer mensen aanwezig zijn bij de meeting, hoe moeilijker het wordt om tot hét doel te komen of een juiste beslissing te nemen. Wat vaak ontbreekt is een duidelijke rolverdeling, wie zit aan tafel en welke pet heeft hij of zij op? Ben jij de beslisser? Dan moet je ook de mogelijkheid krijgen om gefundeerd een juiste beslissing te nemen.
Hierbij deel ik graag een checklist over de rolverdeling voor succesvol projectmanagement.
1. Wie is de baas?
Een hond heeft een baas, dat is zeker waar. Maar in elke organisatie en voor elk project zijn er rolverhoudingen en gezagsverhoudingen. Iedereen moet zijn mening kunnen geven, maar uiteindelijk beslist er één persoon. Wie is de baas, de businessowner? Stem vooraf (nog eens) duidelijk af wie welke rol heeft en wat er van iedereen verwacht wordt. Wie neemt welke beslissingen? Wie is de budgethouder? Wie beheert de rekening? Wie is de échte businessowner? Wíe neemt de uiteindelijke eindbeslissing?
2. Wat kom je doen?
Waarom schuiven mensen aan tafel? Wat is hun rol? En is die rol van meerwaarde voor deze vergadering of voor dit project? Maak dit vooraf aan en met elkaar duidelijk zodat hierover geen onduidelijkheid kan ontstaan. Creëer de helderheid en omstandigheden waardoor iedereen kan focussen op de eigen werkzaamheden om gezamenlijk tot een succesvol traject én eindresultaat te komen.
3. Verdeel de rollen
Om één rol goed te kunnen vervullen, moeten alle rollen vooraf goed verdeeld worden. Als er een gat ontstaat in de rollen, springen mensen vaak in dat gat. Heb je een duidelijke rol? Pak die dan. Wanneer het jouw rol is om de randvoorwaarden te scheppen, schep die dan ook. Neem vervolgens niet de rol aan waarbij je vraagt ‘Waarom is het nog niet klaar?’. Blijf in je rol en voer die goed uit. Zorg er ook voor dat mensen de ruimte krijgen om hún rol uit te voeren.
- Ik leid de bijeenkomst.
- Ik heb de inhoudelijke kennis.
- Ik beheer het budget.
- Ik ben de beslisser.
Hoe rolvaster er wordt geacteerd, hoe groter de kans is om gezamenlijk een succesvol projectresultaat op te leveren.
4. Draag één pet
Draag die ene pet die hoort bij jouw rol. Wanneer het overzicht ontbreekt en verwachtingen niet concreet zijn uitgesproken, kan het voorkomen dat mensen teveel petten dragen. Dan ontstaat er een conflictsituatie. Iemand die meerdere petten draagt, weegt ook andere zaken mee bij beslissingen. Zo ontstaat er een spagaat. Keuzes gemaakt vanuit een duidelijke rol en met één pet, zijn heldere en concrete keuzes.
5. Verboden te wijzen
Voorkom dat er naar elkaar gewezen wordt bij onduidelijkheid is het makkelijk verwijten maken. Wanneer iedereen zijn rol helder heeft en die rol ook pakt, weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Dit voorkomt dat een traject stokt op onduidelijke lijnen of werkzaamheden die blijven liggen omdat niemand zich daarvoor verantwoordelijk voelt of niemand die rol toegewezen heeft gekregen.
6. Wat of hoe?
Ben je opdrachtgever of opdrachtnemer? Houd deze twee kanten altijd duidelijk gescheiden. Als opdrachtgever bepaal je de ‘wat’, maar als opdrachtgever bepaal je níet de ‘hoe’. Daarvoor schakel je de opdrachtnemer in. Die bepaalt de hoe, oftewel de manier waarop de oplossing wordt gemaakt. Dat betekent ook dat de opdrachtnemer bepaalt of de oplossing een bijvoorbeeld een schermknop, koppeling of een gestandaardiseerde email is. De oplossing die voortkomt uit de behoefte. En die behoefte, dat is de ‘wat’.
7. Waar hebben we het over?
Schets met elkaar heldere kaders. Welke waarheden zijn er? De waarheid van de werkvloer en de waarheid van het bestuur bijvoorbeeld. Komen deze waarheden overeen? Praat vanuit dezelfde waarheid die iedereen kan begrijpen. Vanuit welke gezamenlijke waarheid werken we naar hetzelfde doel?
Hebben jullie ook helder voor ogen welk doel er gezamenlijk wordt nagestreefd? Wat is het doel? Waar gaan jullie naartoe? Pas als je de vertrek-waarheid en de gewenste eindbestemming weet, kun je onderzoeken welke routes er naar dat doel leiden.
Wat kun jij doen?
Natuurlijk zijn er veel uitganspunten te bedenken en is geen enkele situatie exact dezelfde. Voor een succesvolle aanpak, ben je altijd afhankelijk van jouw werkgever, je opdrachtgever, collega’s en externe mensen en factoren. Maar toch heb je ook zeker zelf invloed op een succesvol verloop van een traject.
Vraag jezelf af: Wat kan ík veranderen? Blijf de verwachtingen met elkaar herijken. Toets bij de leidinggevende of de verwachting nog steeds past bij de aangenomen rol en werkzaamheden.
Wat spreken we concreet af? Houd je eigen kompas helder. Wanneer je geen beslisser bent, blijf dan ook weg bij die rol. Zorg er dan voor dat de beslisser over alle informatie en scenario’s beschikt zodat de beslisser de juiste keuze kan maken.
Help anderen om hun eigen rol te pakken. Ondersteun en stuur daarin, maar neem de rol niet over.
Houd helder voor ogen welke rol je speelt en welke pet je draagt. Stel de juiste vragen die passen bij jouw rol. Kijk kritisch naar jouw eigen rol en vraag je af of je van meerwaarde bent voor dit traject. Waarom zit je aan tafel? Heeft jouw rol toegevoegde waarde?
En vergeet niet: laat zeker je emotie en ego thuis. Het draait niet om jou persoonlijk, maar om het grote geheel. Help elkaar om samen het doel te kunnen bereiken.
“Hoe helderder het rollenspel, hoe kwalitatiever de gezamenlijke gesprekken en hoe succesvoller wordt opgeleverd.”
Comments